Het bisdom Rotterdam helpt parochies bij de verdere verbetering van hun ledenadministratie en het toekomstbestendig maken van het bijhouden daarvan. Veel parochies hebben hierover inmiddels contact met Ad Sosef van het actie Kerkbalans servicecentrum. De H. Willibrordus parochie (Hillegom, Lisse e.o.) was een pilot en daar is het traject inmiddels goed afgerond.

“Twee jaar geleden ben ik in de parochie gestart als hoofd van de secretariaten, vanuit de wens de samenwerking van de secretariaten verder te stroomlijnen”, vertelt Laura Kabel. “Het traject voor de ledenadministratie sloot aan bij waar mensen al mee bezig waren. De vier kerkplekken hebben allemaal een beetje een eigen structuur, maar zijn in de loop van de jaren naar elkaar toe gegroeid. De lokale secretariaten waren al een heel eind met samenwerking rond de ledenadministratie. Dit was het laatste zetje. Het hielp heel erg om doelen te stellen en stappen te zetten.”

“De ene plek deed dingen soms net wat anders dan de andere plek. Het zat hem vaak in kleine dingen. Bijvoorbeeld: hoe sla je documenten op? Het traject gaf ook af en toe heel praktisch de doorslag om iets op de ene of de andere manier te doen. In het begin hadden we wel gesprekken: jullie doen het zus, maar wij doen het zo. Nu gaf een opmerking van Ad de doorslag: het hoort zo. Bijvoorbeeld hoe je voorkeursparochianen opneemt in de ledenadministratie. En we leerden ook kleine nieuwe handigheidjes in de ledenadministratie.”

“Als je het op dezelfde manier doet op de verschillende plekken, kun je als het nodig is iets van elkaar overnemen. Dat was voornaamste drijfveer: voor elkaar in kunnen springen”, zegt Laura Kabel. Waar heeft men nu het meest profijt van? “Dat is niet één ding, maar het is op alle fronten. Je hebt gewoon meer grip op al je leden. Als je weet wie je leden zijn, kun je ze gericht een brief sturen, een verjaardagskaart, een felicitatie bij een jubileum.”

“En eerst zaten bijvoorbeeld vrijwilligers op de verschillende locaties in het bestand. Dan heb je een vrijwilliger die woont in Lisse en daar actief is, maar die ook wat doet in Hillegom. Dan stond iemand op twee locaties als vrijwilliger geregistreerd. Dat is nu niet meer. Met één druk op de knop hebben we nu alle parochievrijwilligers in beeld.”

“Nu dit project is afgerond, is er nog steeds veel te doen. Je bent nooit klaar, er is altijd wel weer wat nieuws. Denk aan standaardbrieven. We gebruiken DocBase ook voor de administratie van de begraafplaats. Het zou natuurlijk heel mooi zijn als we met één druk op de knop voor de begraafplaats bijvoorbeeld een grafakte kunnen aanmaken met alle relevante gegevens erop. Dat gebeurt nu nog handmatig en dat kan eenvoudiger.”

• Parochies die meer informatie willen over de ondersteuning bij de ledenadministratie kunnen mailen naar a.sosef@bisdomrotterdam.nl. De ondersteuning bestaat uit een controle en het opschonen van bestanden en uit de implementatie van een uniforme werkwijze voor de verschillende locaties in een parochie, op basis van vastgestelde gezamenlijke werkafspraken
• Lees ook: Voortgaande ondersteuning ledenadministratie (bericht d.d. 13 juni 2023)