Het actie Kerkbalans servicecentrum in het bisdom Rotterdam doet parochies het aanbod om hen te helpen bij de verdere verbetering van hun ledenadministratie en het toekomstbestendig maken van het bijhouden daarvan. In een brief aan parochiebesturen informeert algemeen econoom John Bakker hierover. Het actie Kerkbalans servicecentrum heeft parochies sinds 2019 ondersteund bij de implementatie van DocBase, want de ledenadministratie is ook van groot belang voor de actie Kerkbalans.

“Een goed werkende ledenadministratie is belangrijk voor parochies, omdat zij daarmee op een makkelijke en moderne manier contact kunnen houden met parochianen”, aldus de econoom in zijn brief aan de parochiebesturen.

Er worden dit najaar instructiebijeenkomsten aangeboden voor nieuwe administrateurs, zodat er een goede kennisoverdracht is wanneer nieuwe vrijwilligers een taak krijgen in de ledenadministratie en ingewerkt worden in de parochie. Via de parochiesecretariaten worden de beheercommissies en administrateurs hierover geïnformeerd. Ook is er een aanbod voor administrateurs die al langer actief zijn.

Daarnaast kunnen parochies begeleiding krijgen bij de verbetering van de kwaliteit van hun data. Dit gebeurt door een controle en het opschonen van bestanden en door de implementatie van een uniforme werkwijze op basis van vastgestelde gezamenlijke werkafspraken. Verschillende parochiebesturen zijn hierover al in gesprek met Ad Sosef van het actie Kerkbalans servicecentrum.

“Wanneer dit voor u geldt, wil ik u daarmee van harte succes wensen en u danken voor de inspanning die u levert”, aldus John Bakker. “Wanneer u als parochie nog niet deze weg bent ingeslagen voor de ledenadministratie, wil ik u daartoe van harte uitnodigen”, schrijft hij. “Ik hoop dat u in de gelegenheid bent erop in te gaan, omdat een verdere verbetering van de ledenadministratie op de locaties en een gezamenlijke werkwijze van strategisch belang zijn voor de toekomst.”

Gezamenlijke werkafspraken vergemakkelijken samenwerking in parochies en het uitwisselen van kennis en ervaring. Ook wordt het makkelijker voor administrateurs uit verschillende locaties en parochies om elkaar (tijdelijk) te helpen met raad en daad. John Bakker: “Zo wordt ook onderlinge samenwerking makkelijker in het netwerk dat we als Kerk van Rotterdam zijn.”

• De parochiebestuurders zijn uitgenodigd voor de vicariaatsbijeenkomst economaat op dinsdagavond 20 juni in Rijswijk.
• Voor vragen over de ondersteuning inzake de ledenadministratie kan contact worden opgenomen met Ad Sosef via a.sosef@bisdomrotterdam.nl
• Voor de financiële administratie is Agnes Jansen het aanspreekpunt. Zij is bereikbaar via a.jansen@bisdomrotterdam.nl