In februari en maart werden drie bijeenkomsten gehouden over de digitale machtigingsformulieren (DMF’s). De bijeenkomsten gingen over de invoering en het gebruik van deze formulieren die door het bisdom digitaal beschikbaar worden gesteld. Er namen ongeveer vijftig bestuurders deel aan de bijeenkomsten, deels online en deels fysiek. Met de DMF-formulieren kunnen parochies, caritassen en andere kerkelijke instellingen een Bisschoppelijke Machtiging (BM) aanvragen voor specifieke werkzaamheden die ze willen laten uitvoeren, en wanneer ze bijvoorbeeld een contract aangaan of dienstverlening van derde in willen huren.

De bijeenkomsten over de DMF’s werden vanuit het bisdom verzorgd door Edgar de Bruijn (bouwkundig adviseur) en Margriet Piek (secretaresse algemeen econoom). De DMF’s zijn door hen in nauwe samenwerking met collega’s van het bisdom ontwikkeld. Margriet Piek: “We hebben goed gekeken naar de aanvragen voor Bisschoppelijke Machtigingen zoals ze de afgelopen jaren binnenkwamen: Welke worden het meest aangevraagd? Wat is de belangrijkste informatie die we nodig hebben om als bisdom een aanvraag te kunnen beoordelen? Aan de hand daarvan zijn de formulieren ontworpen.”

De online formulieren tellen in de regel twee of drie pagina’s met invulvelden. Ze bevatten daarnaast een korte checklist voor stukken die naar het bisdom verstuurd dienen te worden en een verwijzing naar de kaders van het algemeen reglement voor het bestuur van een parochie of caritasinstelling en -voor de kerkelijke instellingen- naar statuten.

Edgar de Bruijn vult aan: “Het zijn overzichtelijke formulieren die allemaal dezelfde lay-out hebben. We hebben goed gekeken naar nut en noodzaak. Op die manier hebben we de formulieren kort kunnen houden en alleen die zaken opgenomen die echt van belang zijn. Zo blijft het voor de bestuurders behapbaar en is het ook voor de aanvragers die nog nooit een BM hebben aangevraagd overzichtelijk en eenvoudig.”

“We hebben de DMF’s in eerste opzet gemaakt voor de vrijwilligers. Bijkomend voordeel is dat als de aanvraag volledig wordt ingediend dit de doorlooptijd van de BM-aanvraag kan verkorten. Er zijn nu vijfentwintig DMF’s op de site van het bisdom te downloaden en er volgen er nog twee. De meeste situaties waarin bestuurders een BM nodig hebben zijn daarmee ondervangen.”

Op de avonden was er veel gelegenheid om vragen te stellen. Vragen vanuit de belangstellenden gingen over de situaties waarin een BM nodig is, over bedragen, onderliggende offertes, uitvoerende werkzaamheden, advisering, contracten en juridische verplichtingen.

De DMF’s worden al veel gebruikt. “Er is vanuit de vrijwilligers veel waardering en de DMF’s zijn door een ieder goed ontvangen. Eigenlijk alle BM-aanvragen die op dit moment binnenkomen zijn aangevraagd via de beschikbare DMF’s. We zijn heel blij dat wij als bisdom het aanvragen van een BM door vrijwilligers vereenvoudigd hebben met de invoering van de DMF’s”, aldus Edgar de Bruijn.

Ook de uiteindelijke machtiging die besturen als antwoord van het bisdom ontvangen, worden verder gedigitaliseerd, leggen Margriet Piek en Edgar de Bruijn uit. “Bij een Bisschoppelijke Machtiging zit in de regel ook een uitgebreid advies. Denk aan advies over materialen waarmee werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Maar ook aan periodes voor bepaalde werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld schilderwerk exterieur.” Dit advies wordt tegenwoordig wanneer mogelijk geïntrigeerd in de Bisschoppelijke Machtiging, wat de leesbaarheid en afwikkeling bevordert.

• De digitale machtigingsformulieren zijn te vinden onder documenten / downloads