In mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. In een brief die is verstuurd aan parochiebesturen wordt aandacht gevraagd voor drie belangrijke onderwerpen die de verwerking van persoonsgegevens betreffen. Dat zijn:

1. het verstrekken van informatie bij het doopsel
2. het verwerken van een verzoek tot uitschrijving
3. het bijhouden van de kerkelijke registers

Daarbij is er voor parochies ook een AVG-checklist.

1. Bij doopsels: model-doopformulier

Door het ontvangen van het doopsel wordt iemand opgenomen in de Rooms-Katholieke Kerk. Er vindt daarna een registratie van persoonsgegevens plaats in de kerkelijke ledenadministratie (DocBase) en het kerkelijke register (doopboek). De persoonsgegevens die nodig zijn voor de registratie worden ontvangen van de (ouders van de) dopeling via het doopformulier.

Parochies worden gevraagd om voortaan het model-doopformulier te gebruiken dat te downloaden is op www.rkkerk.nl/avg om de (ouders van de) dopeling adequaat te informeren over de verwerking van persoonsgegevens na het doopsel.

2. Bij verzoeken tot uitschrijving

Bij verzoeken tot uitschrijving is het van belang dat parochies mensen een korte ontvangstbevestiging sturen per e-mail en daarna ook over de afronding van het verzoek informeren met een vermelding dat de procedure ‘In- en Uitschrijven - Rooms-Katholieke Kerk Nederland’ (rkkerk.nl) is gevolgd, een aantekening in het doopregister is gemaakt en meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens na uitschrijving te vinden is op www.rkkerk.nl/avg.

Overigens wordt de uitschrijving door de ledenadministrateur van de parochie digitaal verwerkt in DocBase. De wijze waarop is omschreven in DocBase onder ‘01.instructies’ tabblad ‘Documentatie’.

3. Kerkelijke registers (parochieboeken)

Het bijhouden van de parochieboeken is een kerkrechtelijke verplichting. De pastoor is eindverantwoordelijk voor het bijhouden van de kerkelijke registers. Bij het bijhouden van de sacramentenregistratie moet het kerkrechtelijke format van het doopboek worden gevolgd en er moet niet meer informatie worden opgenomen dan strikt noodzakelijk.

• Download de AVG-checklist voor parochies via rkkerk.nl
  
• Parochies kunnen bij vragen contact opnemen met de AVG-contactpersoon van het bisdom via avg@bisdomrotterdam.nl en ook met de functionaris gegevensbescherming via fgledenadministratie@rkk.nl
• Zie ook op deze website Over de omgang met persoonsgegevens