In november kwamen penningmeesters, budgethouders en anderen bijeen voor twee vicariaatsbijeenkomsten. Het economaat organiseerde een ontmoeting in Delft op 19 november voor het vicariaat Rotterdam. Op 20 november vond in Zoetermeer een bijeenkomst plaats voor het vicariaat Den Haag.

Beide avonden worden geopend door de regiovicaris, vicaris Egging voor het vicariaat Rotterdam en vicaris Van Deelen voor het vicariaat Den Haag. Zij verwijzen naar het Jaar van Gebed dat op zondag 25 november wordt afgesloten, op het hoogfeest van Christus Koning, en bidden met de aanwezigen het gebed van het Jaar van Gebed. Aan het eind van de avond zegt vicaris Henri Egging: “We bidden, omdat we het niet allemaal uit onszelf kunnen doen. De ranken kunnen niet leven zonder verbondenheid met de wijnstok, Jezus. We werken aan een Kerk die kwetsbaar is. We zitten niet in groei, maar in krimp en kijken uit naar nieuwe kansen. En daarom is gebed ook nodig voor het beheer van de Kerk. Het gebed is de bron en ademhaling voor alles wat we doen in de Kerk.”

Aureel van Wersch van het economaat verzorgt de presentatie op deze avonden. De beheerszaken in de Kerk staan ten dienste van haar zending, vertelt hij. De website van het bisdom geeft met een citaat van paus Benedictus XVI aan dat er een drievoudige opdracht is: verkondiging van het woord van God, viering van de sacramenten en het dienstwerk van de liefde. Aureel van Wersch: “Wat moeten en kunnen we met het oog daarop samen doen. Daar gaat het vanavond over.”

Op de avonden komt onder meer de ANBI-status van parochies ter sprake en de daarmee samenhangende publicatieplicht. Elk jaar moeten parochies daartoe voor 1 mei de rekening en verantwoording van het voorgaande jaar bij het bisdom insturen. Algemeen econoom John Bakker benadrukt hoe belangrijk dit is: “De ANBI-status geeft privileges, zoals belastingaftrek bij giften, maar hij geeft ook verplichtingen.” Aureel van Wersch presenteert een financieel overzicht op basis van de gegevens van alle parochies. Van de totale inkomsten komt het grootste deel uit de actie Kerkbalans. Van de uitgaven gaat ongeveer een derde naar personeel en een derde naar de kerkgebouwen.

De taken van het parochiebestuur staan beschreven in het ‘Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie’. Dat geeft, net als het reglement voor de PCI’en, ook aan waarvoor een bestuur een bisschoppelijke machtiging nodig heeft. Er worden jaarlijks bij het bisdom ongeveer 230 bisschoppelijke machtigingen aangevraagd. Het economaat is voornemens om de vergaderdata van de diverse betrokken gremia, zoals de priesterraad en de REA, inzichtelijk te maken voor parochies. Eenvoudigere aanvragen kunnen over het algemeen binnen enkele weken worden afgehandeld. Complexere aanvragen, zoals herbestemming van kerkgebouwen en verkoop van onroerend goed, vragen meer tijd. Daarom is vroegtijdig contact tussen de parochie en het economaat van het bisdom van belang.

Omdat het parochiebestuur verantwoordelijk is voor het financieel beleid, is het van belang dat afzonderlijke bestuursleden de financiële cijfers kennen en begrijpen. “Weet wat er achter de cijfers zit”, benadrukt Van Wersch. “Als u als parochiebestuur een besluit moet nemen, zorg dan dat u weet waar het over gaat.” Voor parochiebesturen die daar behoefte aan hebben, verzorgt het economaat graag een avond met meer informatie.

Een van de laatste onderwerpen op de avonden is de nieuwe automatisering van parochies. De Nederlandse Bisschoppenconferentie stelde DocBase verplicht voor de ledenadministratie. Algemeen econoom John Bakker: “Het is belangrijk landelijk één ledenadministratie te hebben, omdat landelijk afspraken worden gemaakt met de overheid over de AVG en bescherming van privacy en de Sila-koppeling, waardoor verhuizingen en overlijdens van leden worden doorgegeven aan de parochie.” De overgang naar het nieuwe systeem voor de financiële administratie, Exact Online, verloopt soepel, geven de bestuurders aan. Maar bij DocBase zijn bij en na de conversie van parochies een aantal problemen naar boven gekomen. Parochies kunnen er nog onvoldoende goed mee werken en vragen daarbij ook aandacht voor het functioneren van de helpdesk. De planning van conversies is momenteel nog een punt van aandacht, meldt John Bakker. Voor alle parochies zal een conversie worden ingepland vóór juli 2019.

Tot slot van de avonden wordt een overzicht gegeven van de dienstverlening van het bisdom voor parochies. Naast de financieel-administratieve en juridische ondersteuning, zijn dat onder meer de inhoudelijke ondersteuning en toerusting van vrijwilligers en de opleiding van nieuwe priesters en diakens.