Parochies in het bisdom Rotterdam krijgen te maken met een nieuwe automatisering. Onder meer Europese wet- en regelgeving maakt dit noodzakelijk. De Europese Unie schrijft in privacywetgeving voor dat mensen vanaf mei 2018 hun gegevens moeten kunnen inzien, waar deze bewaard worden. In het huidige Navision zou dit te ingewikkeld worden. De economen van de zeven Nederlandse bisdommen hebben daarom na onderzoek en in overleg een nieuwe oplossing gevonden die Navision zal gaan vervangen.

Op maandag 19 en dinsdag 20 juni krijgen penningmeesters en andere financiële bestuurders tijdens de vicariaatsbijeenkomsten een toelichting van Wil van de Molengraft. Hij is econoom van het bisdom ’s-Hertogenbosch en leidt het project nieuwe automatisering samen met de econoom van het bisdom Groningen-Leeuwarden.

Op maandag 19 juni opent vicaris-generaal Verbakel de bijeenkomst in Rijswijk (vicariaat Den Haag). Op 20 juni doet vicaris Egging dit in Delft (vicariaat Rotterdam). Daarna is het woord aan Wil van de Molengraft. De concrete aanleiding voor de vernieuwing was mede de wet- en regelgeving rond privacy, legt hij uit. Voordeel van de nieuwe automatiseringsoplossing is dat de pakketten up to date en gebruiksvriendelijk zijn. Navision kent vier modules: ledenadministratie, financieel, kerkbijdrage, begraafplaats. De nieuwe automatisering vervangt deze door twee pakketten: Exact Online en DocBase. De pakketten worden waar dat nodig is aan elkaar gekoppeld.

Medewerkers van Exact Online en van DocBase zijn aanwezig en geven een korte toelichting. Getoond wordt onder meer hoe eenvoudig selecties kunnen worden gemaakt van leden met het oog op bijvoorbeeld de uitnodiging voor de eerste heilige communie of een Kerkbalans brief. Daarna vertelt Wil van de Molengraft hoe het tijdpad eruit ziet. De periode mei tot en met september 2017 wordt gewerkt aan de inrichting. Met vrijwilligers en professionals van de bisdommen zijn vier werkgroepen gevormd voor: ledenadministratie, kerkbijdrage, financieel, begraafplaatsen. Verder is er klankbordgroep die na de zomer actief wordt betrokken. Vanaf oktober 2017 volgt de fase van opleiding en implementatie. Er zullen regionale opleidingsdagen worden gehouden voor Exact Online en voor DocBase. Er komen handleidingen voor parochies en er zal ondersteuning zijn bij de conversie. Op 30 juni 2019 moeten alle parochies over zijn gegaan naar de nieuwe automatisering. De hele operatie vraagt een behoorlijke inzet. De noodzaak van de nieuwe automatisering is echter duidelijk en de voordelen van de nieuwe automatisering zijn er ook: betere functionaliteit, betere ontsluiting, gebruiksvriendelijk, voorbereid op de toekomst.

In de loop van de avond is ook de beveiliging van de gegevens aan de orde gekomen. De leveranciers geven aan hoe zij hier zorgvuldig mee omgaan. Het tweede deel van de avond sluit hierop aan. Juriste Marieke Wijnbeld van MAÄT Juridische Diensten gaat in op wat een datalek is en vertelt over de meldplicht datalekken. Een datalek is het verlies of de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Voorbeelden zijn het verlies van laptop of telefoon, maar ook het verzenden van een mail aan geadresseerden die je niet in de BCC-regel zet. Marieke Wijnbeld geeft aan dat parochies het altijd ook moeten melden bij het bisdom als zoiets gebeurt. Ze verwijst in dit verband naar het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies.

Econoom John Bakker heeft enkele mededelingen, waaronder de aankondiging van de diocesane bijeenkomst geldwerving op 12 oktober dit jaar en de vicariaatsbijeenkomsten op 13 en 14 november. Hij wijst op de ANBI-verplichting om per 1 juli 2017 de cijfers over het boekjaar 2016 te publiceren en roept parochies en PCI-en op om de gegevens hiervoor aan te leveren bij bisdom. John Bakker nodigt de aanwezigen van harte uit voor de bisdombedevaart in oktober. Daarna geeft hij het woord aan Ad Sosef, coördinator van de Kerkbalans consulenten. Deze vertelt over de opbrengst van de actie Kerkbalans in 2015. De cijfers zijn recent bekendgemaakt en parochies in het bisdom Rotterdam springen er positief uit met een groei van 6,6%.

Ad Sosef: “Complimenten voor al die mensen die de actie Kerkbalans 2015 hebben neergezet. We mogen trots zijn. Maar willen we trots blijven, dan moeten we actief blijven. Een van de successen was het inluidmoment. Dat gaf veel pr en was een moment om de vrijwilligers werden in het zonnetje te zetten.” Het bisdom heeft parochies gevraagd om iemand op bestuursniveau aan te wijzen voor de fondsenwerving. Ad Sosef benadrukt het belang daarvan en het belang van collectiviteit in de parochies: “Waar geloofsgemeenschappen gezamenlijk de actie hebben opgepakt en elkaar hebben geholpen, is die samenwerking een grote kracht. En die kracht wordt nog groter als het bestuur het ondersteunt.”

• www.nieuwe-automatisering.nl
• brief algemeen econoom over de nieuwe automatisering (26 juni 2017)
• Profiel portefeuillehouder fondsenwerving